De impact van een open werkruimte

Hoe werd de studie opgebouwd?

26 deelnemers droegen een draadloze EEG headset die door middel van sensoren op de schedel de hersenactiviteit meet. Elke deelnemer voerde dezelfde taak uit op twee verschillende locaties, namelijk in een open en in een afgesloten werkruimte. De uitgevoerde taak was alledaags, zoals bijvoorbeeld het lezen en beantwoorden van een e-mail. Tijdens het uitvoeren van deze taak focusten de onderzoekers op de hersengebieden die verantwoordelijk zijn voor aandacht, concentratie en het negeren van afleidingen.

Wat was het resultaat van het onderzoek?

Uit het onderzoek bleek dat de breinactiviteit qua actieve mentale verwerking in de afgesloten ruimte daalde. Het brein moest namelijk minder moeite doen om dezelfde taak uit te voeren, waardoor het brein efficiënter kan werken. In de open werkruimte gebeurde het tegenovergestelde. De breinactiviteit die te maken heeft met complexe mentale verwerking, werkgeheugen en mentale vermoeidheid steeg. Het brein werkte dus harder om dezelfde prestatie te leveren als in de afgesloten ruimte.

Omgevingsfactoren, zoals lawaai en beweging, kunnen we niet zomaar negeren. We denken van wel, maar eigenlijk is ons brein deze factoren heel de tijd aan het filteren. De impact van het constante filteren is duidelijk zichtbaar in de EEG-resultaten. Hoe langer het brein op deze manier moet werken, hoe meer de impact zich ook praktisch uit. Een zin moet meermaals herlezen worden en na de middag voelt het mentaal gewoon “op”, doordat het werkgeheugen overladen is.

Naast de verhoogde breinactiviteit blijken lawaai en de onvoorspelbaarheid van de omgeving ook het stresssysteem te activeren. Deze stressreactie zorgt ervoor dat er minder focus is. Wanneer de breinactiviteit en de stressreactie doorheen de dag steeds hoog zijn, kan je systeem zich niet simpelweg even resetten. Dit wordt dus dag na dag meegedragen en heeft een duidelijk effect op het mentaal welzijn van medewerkers.

Onderzoeken uit 2013 en 2021 sluiten hierbij aan en tonen aan dat een open werkruimte ook bijdraagt tot een slechter humeur, psychologische stress en minder tevredenheid.

Hoe kan je dit als preventieadviseur aanpakken?

Naast bovenstaande resultaten werd voor de onderzoekers ook duidelijk dat er individuele verschillen zijn. Bij de ene deelnemer reageerde het brein veel sterker op omgevingsfactoren dan bij de andere. Dit staat los van voorkeur en discipline. De bedoeling van mogelijke oplossingen is niet om “harder te focussen”, maar om de factoren die het brein afleiden te verminderen.

Een one-size-fits-all oplossing is er niet, maar er zijn wel enkele laagdrempelige tips:

• creëer blokjes van 20 à 30 minuten waarin ononderbroken gewerkt kan worden;
• zorg voor een headset of dat het achtergrondgeluid consistent is;
• zorg ervoor dat taken die mentaal veel vragen naar het stilste moment van de dag kunnen verschoven worden.

Bronnen:

• MDPI
• Taylor & Francis Online
• ScienceDirect