Wanneer medewerkers hun eigen kantoorinvulling mogen kiezen

In een recente studie mochten werknemers steeds kiezen tussen kantooromgevingen. Deze omgevingen verschilden telkens op een aantal verschillende punten: het type van kantoor, mate van flexwerken, stille ruimtes, territorialiteit, personalisering, teamwork, sociale interactie en aantal dagen op kantoor.

Bovenal verkiezen werknemers een eigen vaste werkplek, die ze ook graag kunnen personaliseren, bijvoorbeeld met foto’s en persoonlijke spullen. Flexplekken werden het slechtst van al beoordeeld. Medewerkers hechten veel belang aan die stabiliteit en hebben zo een mate van controle over hun omgeving. Personaliseren zorgt ook voor meer comfort en een gevoel van thuishoren op kantoor.

Stille, aparte, ruimtes hebben dan weer geen invloed op de voorkeuren. Het werkt eerder omgekeerd: medewerkers verkiezen dat hun eigen basisplek een stille omgeving is waar ze zich kunnen concentreren en privacy hebben. Aparte ruimtes zijn dan de plaatsen waar overleg gepleegd kan worden. Werknemers zien een hybride kantoor als een plek voor sociale ontmoetingen, samenwerken en kennisdeling, daar moet dus ook zeker ruimte voor zijn, maar tegelijk houden werknemers niet van een te grote mate van samenwerken. Een goede balans is dus noodzakelijk. Dit blijkt ook uit de voorkeur voor 2 verplichte kantoordagen: dit geeft een goede balans tussen de voordelen van thuiswerk (autonomie, rust en work-life balance) en de voordelen van het kantoor: samenwerken (binding en sociale interactie). Hoe meer een kantooromgeving aan de behoeften van een individuele medewerker voorziet, hoe vaker hij of zij bereid is om naar kantoor te gaan.

Het zal geen verrassing zijn dat de behoeften van elke medewerker anders zijn. Elke situatie is ook anders. Medewerkers zoeken in een werkplek juist de zaken die ze in hun thuiswerkplek ontbreken. Als er bijvoorbeeld kleine kindjes thuis rondlopen, verlangen deze medewerkers net meer rust en concentratie van hun werkplek op kantoor. Medewerkers die alleen wonen verlangen daarentegen sociaal contact en informele gesprekken.

Bronnen:

• Aboagye, E. et al., “Employee workspace preferences in a mandated hybrid work policy: A discrete choice experiment”, Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, 2025.
• Ergonomiesite.be